「会議室が足りない」、その悩みの原因は意外なところにあるかもしれません

出社回帰が進むオフィスで、「会議室が足りない」という声をよく耳にするようになりました。1週間前に予約しても埋まっている、空いている部屋を探して廊下を歩き回る、ドアを開けたら人がいて気まずい思いをした──こうした経験、あなたの職場でも起きていないでしょうか。

しかし実態を調べると、多くの企業で会議室の実利用率は50〜60％にとどまっているケースも少なくありません。誰もいない「空予約」、一人がWeb会議のために大会議室を占有する「非効率な利用」。絶対的な室数が不足しているケースもありますが、まず使い方の実態を把握することが、正しい対策への第一歩です。

「会議室を増やす」工事は予算確保のハードルが高く、「会議を減らす」運動は掛け声で終わりがち、「予約システムを入れる」だけでは実態の把握はできない。従来の対策が行き詰まりやすい理由と、実態把握から始める新しいアプローチを本記事では解説します。

こんな課題をお持ちの方におすすめです

• 会議室が予約で埋まっているが、本当に足りないのか確信が持てない
• 空予約や非効率な利用が横行していると感じるが、データがなく手が打てない
• 高価な専用システムは難しく、総務部門主導で動ける現実的な手段を探している

本記事でわかること

• なぜ「足りない」と感じるのに、実際には使われ切っていないのか
• 予約システムだけでは解決しない3つの本質的課題
• AIカメラ・センサーを使った実態把握とプライバシー対策の考え方
• ノーコードで「把握→可視化→運用自動化」を一気通貫でつなぐアプローチ

出社回帰で深刻化する「会議室不足」問題

最近、多くのオフィスワーカーが「会議室が足りない」と感じているのではないでしょうか。以前なら会議開催日の数日前でもほぼ確実に会議室を押さえられたのに、今では1週間前でも予約が埋まってしまうケースが多くの企業で発生しています。

このように会議室不足が起きている理由の1つに、「オフィス出社の回帰」があります。コロナ禍が明け、それまでリモートワーク中心だった企業の多くが従業員の出社を奨励するようになったことで、オフィスの会議室の利用率が一気に上がりました。

コロナ禍におけるリモートワーク体制下では、従業員が互いに離れた場所で働いていたために、対面でのコミュニケーションの機会が大幅に減ってしまいました。このことに起因するエンゲージメントやチーム結束力の低下を多くの企業が問題視し、その結果出社回帰の方針を相次いで打ち出すようになりました。

さらには、リモートワーク中に多くの従業員がWeb会議を頻繁に実施してきたために、出社回帰後もカジュアルに会議を開催する「Web会議文化」が定着したことも、会議室の利用率の増加とそれに伴う会議室不足の一因となっています。

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実際には会議室が足りているのに、効率的に使われていない

一方、多くの人が「会議室が足りていない」と感じているにも関わらず、実は大半の企業では「会議室は使われきっていない」ことも判明しています。会議室を予約する際、多くの場合まずは複数の日時を押さえておき、その後に参加者の日程調整を行います。そのため最終的に開催日時が確定するまでの間、仮予約によって会議室が長時間確保されるケースも少なくありません。

場合によっては、こうした仮予約が最後まで開放されないこともあり、その結果予約されているにも関わらず使われていない「空予約」の状況も多く発生しています。調査によると、予約時間の20～30％がこうした空予約として無駄になっており、最終的な実利用率は50～60％にとどまることが多いとされています。

さらにはWeb会議の普及によって、ひとりでWeb会議に参加するために大人数向けの会議室を押さえるような非効率な利用形態も多く見られます。

このように、多くの人が「会議室が足りていない」と感じているにも関わらず、実際には会議室の数が不足しているのではなく、利用方法の非効率さに原因があるケースが多いと考えられています。

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よくある3つの対策、なぜうまくいかないのか

ここで、これまで多くの企業で行われてきた会議室不足対策を整理してみましょう。

1つ目の対策は、単純に会議室の数を増やすというものです。非常に分かりやすいアプローチですが、物理的に会議室の数を増やすには多くのコストと時間がかかるため、必ずしも効率的な対策とは言えません。オフィス工事が必要になるため、一時的に業務へ影響が出る可能性もあります。

2つ目の対策は、会議室の運用を改善するというものです。既に述べたように、大半の企業は会議室の運用効率や稼働率を上げることで、会議室不足の問題を解決できる余地があります。そのために会議室の実際の利用状況をセンサーなどで検知して可視化できる会議室予約システムを新たに導入する方法もありますが、そうしたシステムは一般的に非常に高価で運用コストもかかるため、コストパフォーマンスの点で課題があります。また会議室の運用ルールの徹底で改善を図る方法もありますが、単にルールを厳格化するだけでは形骸化してしまう可能性もあります。

3つ目の対策は、会議の開催数を減らすというものです。業務を改善して無駄な会議を減らすことができれば、おのずと会議室不足の問題も解決するでしょう。しかしこれも、大抵の場合は掛け声だけで終わってしまうことが多く、場合によっては「会議を減らすための会議が増える」という本末転倒に陥りかねません。

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予約システムだけでは見えない「真の利用実態」を把握する

「漠然と会議室が足りていないと感じる」「システム上は予約が埋まっているように見える」──こうした表面的な課題だけにとらわれて、その背後に潜む「真の問題」に手を付けないままでは、いくら対策を講じても問題の根本的な解決にはつながりません。さらに言えば、「何が真の問題か」は会社ごとにまちまちです。

従って、まずは自社が抱える真の問題を突き止めることが先決です。これを適切に行わないと、メーカーやベンダーの提案を十分に検証せずに製品・サービスを導入した結果、自社の要件に合致せず無駄な出費に終わってしまう可能性もあります。そこでまずは、自社の会議室の「本当の利用状況」を客観的なデータとして把握する必要があります。

「当社では予定表システムや会議室予約システムを使い、状況を把握できている」

そんな声も聞こえてきそうですが、予約システムはあくまでも「予約の状況」を可視化するためのものであり、実際に予約通りに利用されているのかという「利用の実態」を把握することはできません。会議室の運用を改善するには、「予約された日時に本当に会議室に人がいるのか？」「適切な人数で使われているのか？」といった、予約システム上には決して見えてこない真の利用実態を把握することがまずは先決なのです。

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なぜ予約システムだけでは解決しないのか

「予約システムだけでは、利用実態を把握できない」という点について、もう少し詳しく整理してみましょう。
予約システムが管理する情報は、あくまで「将来の予定」を示しているに過ぎません。そして既に述べた通り、会議室は当初の予定どおりに使われないことが多々あります。また予約情報だけでは、例えば「大人数用の会議室をひとりだけで占有する」といった非効率な使い方を事前に把握することもできません。つまり、「予約と実態の乖離」を正確に把握することが困難なのです。

また利用実態が把握できないということは、「今、この瞬間に会議室が使われているか」も分からないということです。仮予約や空予約があるはずだからと「どこか1室は空いているだろう」と会議室エリアに足を運んでも、結局はエリアを歩き回り、各会議室を確認しないと実際に空いているかどうかが分かりません。

本来ならこうした非効率な会議室運用を改善するために、何らかのルールが制定されてしかるべきですが、実際にはルールがあっても形骸化・属人化してしまい、結局は人に依存した運用に頼っているのが多くの企業における実情です。

つまり問題の本質は、上記で挙げた「把握の不足」「可視化の不足」「運用の形骸化」であり、かつ把握・可視化・運用が互いに連携されずに分断されている点にあります。

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「会議室のスマート化」で会議室不足を解決するシナリオ

会議室不足の問題を解決するためには、前項で挙げた「把握の不足」「可視化の不足」「運用の形骸化」を解決できる対策を講じる必要があります。またこれら3つの課題にばらばらにアプローチするのではなく、それぞれの分断を解消して、一連の流れとして連携させることが重要です。

まずは会議室の予約を受け付けて、予約状況を確認・更新できる仕組みを構築する必要があります。これについては、既に大半の企業が何らかの仕組みを導入していることでしょう。

これに加えて、AIカメラやセンサーを用いて会議室の実際の利用状況をデータとして収集する仕組みが求められます。これによって、「会議室に人がいるかどうか」「会議室を何人で利用しているか」という利用実態を把握できるようになります。
次に、収集したデータをアプリケーションやサイネージ、表示パネルなどにリアルタイムで表示することによって、会議室の利用実態を可視化し、従業員間で広く共有できるようになります。

そして最後に、利用実態データを用いて管理者へ通知を送ったり、空予約を自動的に解除したりするなど、システムによって自動的に会議室運用を行う仕組みを構築します。

この「予約」「実態把握」「可視化」「運用の自動化」の4つのステップをシステム上で連携できれば、「会議室のスマート化」が実現でき、ひいては会議室の非効率な運用の改善にもつながります。

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「会議室のスマート化」で解決できる課題（1）

「会議室のスマート化」が実現すると、具体的にどのような課題を解決できるのでしょうか？まず利用者の観点から見た場合、「今、この瞬間」にどの会議室が使われていて、どの部屋が空いているかを即座に、かつ正確に把握できるようになります。これによって、これまでのように空いている会議室を探すために、会議室エリアを探し回るようなことはなくなります。

また、外から見て会議室が利用中かどうか判断できない場合は、ドアを開けて中を確認しないと人がいるかどうか分かりません。実際に利用中の会議室のドアを開けてしまい、気まずい思いをした経験がある方も多いのではないでしょうか。こうしたことも、「会議室のスマート化」によって利用実態がリアルタイムに可視化・共有されていれば解消されます。

さらには、たとえ予約システム上は「予約済」となっていても、実際には予約時間になっても誰も会議室にいないことが検知できれば、この予約は「空予約」であると判断し、その時点で本当に会議室を必要としている人が利用できるようになります。

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「会議室のスマート化」で解決できる課題（2）

管理者の観点から見ると、会議室の予約と利用実態のズレを、データを用いて客観的に把握できるようになり、例えば「会議室を増やすしかないと思っていたものの、実際には利用効率を上げることで対処できそうだ」といったように、より実効性の高い改善策を講じられるようになります。

AIカメラを設置して室内の人数を自動的に検知できる仕組みを導入すれば、大会議室をひとりで占有するような非効率な利用実態も把握できるようになります。このような「ルールやマナーに沿っていない利用」の実態は、これまではなかなか表に出ることはありませんでしたが、「会議室のスマート化」により、客観的なデータに基づいて明らかにできます。

さらには利用ルールを徹底させるだけでなく、例えば「空予約と判断した予約を自動的に解除する」「少人数で大会議室を占有していることが分かった場合、管理者に通知する」といったように、日ごろの運用タスクをシステムで自動化・省力化できる仕組みまで実現できれば、会議室の利用効率と運用の生産性を同時に向上させることも可能です。

このように、客観的なデータに基づいて会議室の利用を自動的に「把握」「判断」「改善」できるようにするのが、「会議室のスマート化」のソリューションなのです。

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なぜ既存ソリューションでは導入が進まないのか

「会議室のスマート化」を実現するには、先に述べたように、既存の会議室予約システムに加えて、会議室の「実態把握」「可視化」「運用の自動化」を実現する仕組みを新たに導入する必要があります。実際に幾つかのベンダーからは、これを実現するためのハードウェアとソフトウェアを組み合わせたシステムが提供されています。

しかしそれらは非常に高価なものが多く、導入と運用にも相当の手間やコストがかかります。そのため、予算に限りのある企業は気軽に導入できないケースも少なくありません。また実際にはこうした大掛かりなシステムは、オフィスの引っ越しや改装を機に導入するケースがほとんどで、それ以外のタイミングで導入するのはあまり現実的ではありません。

ベンダーから製品を購入する代わりに、自社で必要とする最低限の機能だけをゼロから開発（スクラッチ開発）すれば、ある程度はコストを抑えられる可能性もあります。しかし多くの会社では、会議室の管理や運用を担っているのは総務部門であるため、情報システム部門が主導する一般的なシステム導入プロジェクトと比較すると、ハードルはかなり高くなってしまいます。

ただし、打つ手がまったくないわけではありません。ここまで挙げた課題を解決できる製品としてアステリアが提供しているのが、「会議室のスマート化」ソリューション「Gravio」です。

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AIカメラ・センサーで会議室の利用実態を正確に把握できる「Gravio」

Gravioは、会議室や個室ブースの「実態把握」「可視化」「運用の自動化」を一気通貫で実現できる「会議室のスマート化」ソリューションです。

まず「実態把握」については、AIカメラやセンサーを会議室に設置することで、「会議室に人がいるかどうか」「会議室に何人いるか」を自動的に検知・把握することができます。

AIカメラやセンサーを設置すると聞くと「大掛かりな設置工事が必要なのではないか？」と思われる方も多いかもしれませんが、Gravioと組み合わせて利用できるAIカメラには、極めて小型・軽量で、磁石で壁面に固定できるタイプもあり、手軽に導入できます。映像データの転送をWi-Fi経由で行えるAIカメラを選べば、別途ネットワークケーブルを配線する必要もありません。さらにAIカメラを利用することで、会議室内に人がいるかどうかはもちろんのこと、画像認識技術により人数まで高精度にカウントできます。

一方、プライバシー保護の観点からAIカメラ利用が難しい場合には、人感センサーを利用することもできます。人感センサーは一般的には「人がいる・いない」を検知するためのもので、人数の把握には不向きとされていますが、テーブルの下に全席分の着座センサーを設置することでどの席に人が座っているかを把握し、人数を確認することも可能です。

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ノーコードで「把握」「可視化」「運用」をスムーズに連携

AIカメラやセンサーが収集した利用実態データは、いったんGravioに集約され、ダッシュボード上で分かりやすく可視化できます。

例えば、会議室エリアの入口に設置した大型モニター上に各会議室の利用状況を表示させることができます。あるいは、各会議室や個室ブースの入口に設置した表示デバイスに、会議室が空いているかどうかを表示させることも可能です。

さらには、「Microsoft Power BI」「Google Looker Studio」「Qlik Sense」などの汎用BIツールとも連携可能です。普段お使いのMicrosoft 365やGoogle Workspaceの環境上で会議室の利用データを扱えるため、専用システムだけで完結させず、既存の業務ツールの中でデータの利活用を進められます。一般的に、こうしたツールとの連携には本格的なシステム開発が必要になりますが、Gravioならノーコードで誰でも簡単に実現できます。

さらには、既存の会議室予約システムやメッセージングアプリなどともノーコードで簡単に連携できるので、「空予約の自動解除」「管理者への自動通知」などの仕組みも簡単に実現できます。

このように、ノーコードの仕組みを通じて「実態把握」「可視化」「運用の自動化」を簡単につなぎ、「会議室のスマート化」を素早く実現できるのがGravioの最大の特徴です。

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セキュリティやプライバシーに十分配慮したシステム構成が可能

近年、AIカメラの画像認識技術は目覚ましく進歩しており、非常に高い精度で会議室内の人数を検知できます。しかしその一方で、会議室内の人物を撮影したデータは、場合によっては個人のプライバシーにも関わるため、万が一データを外部に流出させてしまうと個人情報漏えいにつながる可能性もあります。そのため、セキュリティやプライバシーの観点から極めて慎重な取り扱いが求められます。

そこでGravioでは、AIカメラで撮影したデータをインターネットへ送信せず、社内に設置したコンピュータ上で処理する（エッジ処理）ことでデータの漏えいを防ぐことができます。また処理を終えた画像データは、その場で即座に破棄するように設定することも可能です。

それでも不安がある場合は、AIカメラを使わずに人感センサーで在室や人数を把握する構成にすれば、そもそも個人を特定できる画像データ自体を取得せずに済みます。

このようにGravioでは、「すべての処理をエッジで完結させる」「画像データの処理はエッジで行い、集計データのみをクラウドに送って可視化・分析を行う」「そもそも画像データを収集しない」といったように、各企業のセキュリティポリシーやガバナンス要件に柔軟に対応できるようになっています。

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製品提供だけでなく「伴走型導入支援」で導入から運用までサポート

ここまで紹介してきたように、Gravioは従来の「会議室のスマート化」ソリューションと比較して、さまざまな面で導入ハードルが低い製品だと言えます。しかし、日ごろ、会議室の管理や運営を担っている総務部門の非IT担当者の方々にとって、たとえGravioのようなユーザーフレンドリーな製品であっても、独力で自社要件にマッチしたシステムを設計・導入するのはやはりハードルが高く感じられるかもしれません。

そこで弊社では、単に製品を導入するだけでなく、お客様の課題のヒアリングから、最適なデバイスの選定、それらの設定・設置作業、会議室利用状況を可視化・共有するためのダッシュボード設計・開発、各種システム連携など、「会議室のスマート化」を実現するためのさまざまな作業を伴走型で支援します。

弊社が提供するGravioの伴走型導入支援サービスは、既にさまざまな業界の大手企業が活用しており、Gravioの導入プロジェクトを成功に導いています。このサービスを活用することで、総務部門の非IT担当者でも情報システム部門の手を借りずに「会議室のスマート化」を実現することが可能です。

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会議室にとどまらない「オフィスのスマート化」をトータル支援

弊社は2019年からGravioを活用した「会議室のスマート化」ソリューションを展開しており、これまでに50室以上の会議室をスマート化してきた実績があります。今回は「会議室のスマート化」の理想的な導入シナリオを紹介しましたが、お客様のニーズや状況に応じて、例えば「まずは一部の会議室だけで試してみたい」「既存のAIカメラ・センサーデバイスと連携させたい」「一部の機能だけを導入したい」といったように、コストを抑えてスモールスタートし、その効果を見ながら徐々に適用範囲を広げていくような導入方法も可能です。

さらに、会議室だけにとどまらない、「オフィス全体のスマート化」のソリューションも展開しています。例えばCO2センサーを使ってオフィス内の空気環境を監視したり、オフィス備品の在庫状況をセンサーで自動的に把握して可視化するといったソリューションも実現しています。

さらにGravioは、業務効率化だけでなく、オフィスのコミュニケーション活性化にも活用できます。例えば弊社オフィスでは、「社長のおごりワイン」というユニークな取り組みを実施しています。2名以上がAIカメラに向かうと自動的に冷蔵庫の扉のカギが解錠され、冷えたワインを楽しめる仕掛けです。オフィス内にこうした仕掛けを設けることで、従業員同士の雑談の場を生み出し、互いの交流を促進するのが狙いです。

このようにGravioは、オフィスのスマート化を手軽に実現できるソリューションとして数多くの実績を持っています。オフィス運用に何らかの課題をお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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